इनवॉइस ईमेल के नमूने

अपना फ़ॉर्मेट डाउनलोड करें

फ़ाइलें अंग्रेज़ी में हैं। नीचे अपनी ज़रूरत का संस्करण चुनें।

इनवॉइस भेजें

इनवॉइस में मदवार विवरण हो तो ईमेल संक्षिप्त रखें। खरीद आदेश या परियोजना का संदर्भ तभी जोड़ें जब उससे प्राप्तकर्ता को बिल सही विभाग तक पहुँचाने में मदद मिले।

विषय: [परियोजना या सेवा] का इनवॉइस [इनवॉइस नंबर]

नमस्ते [ग्राहक का नाम],

[दिए गए काम / बिलिंग अवधि] के लिए इनवॉइस [इनवॉइस नंबर] संलग्न है। कुल राशि INR [राशि] है, जिसका भुगतान [तय देय तारीख] तक होना है।

इनवॉइस में शुल्क और भुगतान का विवरण है। भुगतान संदर्भ में [इनवॉइस नंबर] लिखें। खरीद आदेश का संदर्भ या कोई अन्य तय बिलिंग विवरण जोड़ना हो तो बताएँ।

धन्यवाद,
[आपका नाम]
[कारोबार का नाम]

भुगतान न होने की धारणा बनाए बिना पूछें

पहले अपने रिकॉर्ड जाँचें। भुगतान किसी दूसरे संदर्भ से हुआ हो सकता है या अभी प्रक्रिया में हो सकता है। आंशिक भुगतान के बाद मूल कुल राशि दोहराने के बजाय बकाया राशि लिखें।

विषय: भुगतान का अनुस्मारक — इनवॉइस [इनवॉइस नंबर]

नमस्ते [ग्राहक का नाम],

इनवॉइस [इनवॉइस नंबर] की INR [बकाया राशि] के बारे में पूछना है, जिसकी देय तारीख [तय देय तारीख] थी। संदर्भ के लिए एक प्रति संलग्न है।

भुगतान हो चुका हो तो उसकी तारीख या संदर्भ भेजें ताकि मैं अपने रिकॉर्ड जाँच सकूँ। अन्यथा कृपया बताएँ कि भुगतान कब तक होने की उम्मीद है।

धन्यवाद,
[आपका नाम]

सुधार का रिकॉर्ड स्पष्ट रखें

बदलाव स्पष्ट बताएँ। जारी दस्तावेज़ को चुपचाप न बदलें और लागू संस्करण बताए बिना दूसरा भुगतान अनुरोध न भेजें। कर या लेखांकन के सुधार में इनवॉइस संपादित करने के बजाय अलग दस्तावेज़ चाहिए हो सकता है।

विषय: संशोधित इनवॉइस [इनवॉइस नंबर] — [संक्षिप्त कारण]

नमस्ते [ग्राहक का नाम],

[परियोजना / बिलिंग अवधि] के लिए संलग्न संशोधित इनवॉइस इस्तेमाल करें। [तारीख] को भेजे गए संस्करण में [विशिष्ट विवरण] सुधारा गया है।

[बताएँ कि राशि और तय देय तारीख बदली है या नहीं।] पुरानी संलग्न फ़ाइल को छोड़कर यह संस्करण अपने रिकॉर्ड में रखें। मूल इनवॉइस पहले ही प्रक्रिया में जा चुका हो तो आगे कोई भुगतान करने से पहले बताएँ।

धन्यवाद,
[आपका नाम]

विषय: इनवॉइस [इनवॉइस नंबर] में सुधार का अनुरोध

नमस्ते [सप्लायर के संपर्क का नाम],

कृपया [तारीख] के इनवॉइस [इनवॉइस नंबर] की जाँच करें। इसमें [फ़ील्ड या शुल्क] के लिए [वर्तमान विवरण] लिखा है; हमारे तय रिकॉर्ड में [अपेक्षित विवरण] है।

संदर्भ के लिए [संबंधित ऑर्डर / तय रिकॉर्ड] संलग्न है। कृपया सुधार की पुष्टि करके अपनी सामान्य बिलिंग प्रक्रिया से संशोधित दस्तावेज़ भेजें।

धन्यवाद,
[आपका नाम]

भेजने से पहले

1. अपने विश्वसनीय रिकॉर्ड से प्राप्तकर्ता का बिलिंग ईमेल पता पक्का करें।
2. हर कोष्ठक वाला स्थान भरें और जो वाक्य लागू नहीं होता, हटा दें।
3. संलग्न फ़ाइल खोलकर उसका इनवॉइस नंबर, कुल राशि, देय तारीख और बैंक विवरण ईमेल से मिलाएँ।
4. फ़ाइल का स्पष्ट नाम रखें, जैसे invoice-EX-001.pdf, और केवल इच्छित दस्तावेज़ संलग्न करें।
5. संदेश और संलग्न फ़ाइल की प्रति रखें। जवाब या तय भुगतान तारीख अलग दर्ज करें।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल