ইনভয়েসের ইমেল টেমপ্লেট

আপনার ফরম্যাট ডাউনলোড করুন

ফাইলগুলি ইংরেজিতে। নিচে প্রয়োজনীয় সংস্করণটি বাছুন।

ইনভয়েস পাঠান

ইনভয়েসে খরচের বিবরণ থাকলে ইমেলের ব্যাখ্যা সংক্ষিপ্ত রাখুন। প্রাপককে বিল সঠিক বিভাগে পাঠাতে সাহায্য করলেই ক্রয়াদেশ বা প্রকল্পের রেফারেন্স যোগ করুন।

বিষয়: [প্রকল্প বা পরিষেবা]-এর ইনভয়েস [ইনভয়েস নম্বর]

নমস্কার [গ্রাহকের নাম],

[দেওয়া কাজ / বিলের সময়কাল]-এর জন্য ইনভয়েস [ইনভয়েস নম্বর] সংযুক্ত করা হয়েছে। মোট টাকা INR [টাকার পরিমাণ], যা [সম্মত পেমেন্টের শেষ তারিখ]-এর মধ্যে প্রদেয়।

ইনভয়েসে চার্জ ও পেমেন্টের বিবরণ আছে। পেমেন্টের রেফারেন্স হিসেবে [ইনভয়েস নম্বর] ব্যবহার করুন। ক্রয়াদেশের রেফারেন্স বা অন্য কোনও সম্মত বিলিং তথ্য যোগ করতে হলে জানাবেন।

ধন্যবাদ,
[আপনার নাম]
[ব্যবসার নাম]

পেমেন্ট বাদ পড়েছে ধরে না নিয়ে খোঁজ নিন

আগে নিজের রেকর্ড দেখুন। অন্য রেফারেন্সে পেমেন্ট হয়ে থাকতে পারে বা এখনও প্রক্রিয়াধীন হতে পারে। আংশিক পেমেন্টের পরে মূল মোট টাকা আবার না লিখে অবশিষ্ট বকেয়া ব্যবহার করুন।

বিষয়: পেমেন্টের অনুস্মারক — ইনভয়েস [ইনভয়েস নম্বর]

নমস্কার [গ্রাহকের নাম],

INR [বকেয়া টাকার পরিমাণ]-এর ইনভয়েস [ইনভয়েস নম্বর] সম্পর্কে খোঁজ নিচ্ছি। এর পেমেন্টের শেষ তারিখ ছিল [সম্মত পেমেন্টের শেষ তারিখ]। দেখার জন্য একটি কপি সংযুক্ত করেছি।

ইতিমধ্যে পেমেন্ট করে থাকলে তারিখ বা রেফারেন্স জানাবেন, যাতে নিজের রেকর্ড মিলিয়ে নিতে পারি। না হয়ে থাকলে সম্ভাব্য পেমেন্টের তারিখ নিশ্চিত করবেন?

ধন্যবাদ,
[আপনার নাম]

সংশোধনের রেকর্ড স্পষ্ট রাখুন

কী বদলেছে স্পষ্ট করুন। কোন সংস্করণ প্রযোজ্য না বুঝিয়ে ইস্যু করা নথি চুপিসারে বদলাবেন না বা দ্বিতীয় পেমেন্টের অনুরোধ পাঠাবেন না। কর বা হিসাবের সংশোধনে সম্পাদিত ইনভয়েসের বদলে আলাদা নথি লাগতে পারে।

বিষয়: সংশোধিত ইনভয়েস [ইনভয়েস নম্বর] — [সংক্ষিপ্ত কারণ]

নমস্কার [গ্রাহকের নাম],

[প্রকল্প / বিলের সময়কাল]-এর জন্য সংযুক্ত সংশোধিত ইনভয়েস ব্যবহার করুন। [তারিখ]-এ পাঠানো সংস্করণের [নির্দিষ্ট তথ্য] সংশোধন করেছি।

[টাকার পরিমাণ ও সম্মত পেমেন্টের শেষ তারিখ বদলেছে কি না লিখুন।] আগের সংযুক্তি বাদ দিয়ে এই সংস্করণ নিজের রেকর্ডে রাখুন। মূলটি ইতিমধ্যে প্রক্রিয়া করা হয়ে থাকলে আর কোনও পেমেন্ট করার আগে জানাবেন।

ধন্যবাদ,
[আপনার নাম]

বিষয়: ইনভয়েস [ইনভয়েস নম্বর] সংশোধনের অনুরোধ

নমস্কার [সরবরাহকারীর যোগাযোগের নাম],

[তারিখ]-এর ইনভয়েস [ইনভয়েস নম্বর] যাচাই করবেন? [ঘর বা চার্জ]-এ বর্তমানে [বর্তমান তথ্য] দেখানো হয়েছে; আমাদের সম্মত রেকর্ডে [প্রত্যাশিত তথ্য] আছে।

দেখার জন্য [সংশ্লিষ্ট অর্ডার / সম্মত রেকর্ড] সংযুক্ত করেছি। সংশোধন নিশ্চিত করে আপনার প্রচলিত বিলিং প্রক্রিয়ায় সংশোধিত নথি পাঠাবেন।

ধন্যবাদ,
[আপনার নাম]

পাঠানোর বোতাম চাপার আগে

1. নিজের বিশ্বস্ত রেকর্ড থেকে প্রাপকের বিলিং ঠিকানা নিশ্চিত করুন।
2. বন্ধনীর প্রতিটি নির্দেশ পূরণ করুন এবং প্রযোজ্য নয় এমন বাক্য সরিয়ে দিন।
3. সংযুক্তি খুলে তার ইনভয়েস নম্বর, মোট টাকা, পেমেন্টের শেষ তারিখ ও ব্যাঙ্কের তথ্য ইমেলের সঙ্গে মেলান।
4. স্পষ্ট ফাইলের নাম দিন, যেমন invoice-EX-001.pdf, এবং শুধু চাওয়া নথিটিই যুক্ত করুন।
5. বার্তা ও সংযুক্তির কপি রাখুন। উত্তর বা সম্মত পেমেন্টের তারিখ আলাদা নথিভুক্ত করুন।

সাধারণ প্রশ্ন